Les outils d’IA au service du manager hybride
L’IA remplit d’ores et déjà plusieurs fonctions au sein des entreprises. On peut s’apercevoir qu’elle permet déjà d’être plus efficace et d’atteindre les objectifs plus facilement.
Voici un petit tour d’horizon d’outils, dotés d‘intelligence artificielle, existants et à venir qui vont faciliter la vie du manager dans son quotidien.
Dialoog : plateforme d'écoute spécialiste des questions ouvertes
Cette startup a développé une IA pour synthétiser en temps réel les réponses à des questions ouvertes. Cette solution permet aux entreprises de donner la parole aux collaborateurs via des enquêtes en ligne ou baromètres et ainsi d’obtenir une vision de leurs retours.
En synthétisant l’avis des collaborateurs grâce à son IA, on obtient donc un baromètre précis, on prend, en quelque sorte, la température des équipes.
La mise en place se fait en 3 étapes :
Etape 1. Des consultations rapides : ce logiciel fait gagner du temps au manager, de la conception à la remise de la synthèse. Les résultats sont disponibles dès la clôture de l’enquête, y compris pour les verbatim.
Etape 2. Dialoog prend en charge tous les aspects opérationnels et accompagne le manager (ou le service RH) dans la conception de l’enquête, ce qui fait gagner du temps !
Etape 3. Le logiciel permet d’obtenir des résultats exhaustifs et précis grâce aux questions ouvertes.
Quels sont les avantages pour le manager ?
Cela permet de repérer les signaux faibles et de fournir un véritable baromètre de la qualité de vie au travail de l’équipe.
Avec une bonne utilisation, il est possible de booster l’engagement et les performances des équipes en donnant toute la place à l’expression des collaborateurs.
Autres avantages : fidéliser les nouveaux arrivants en s’appuyant sur leur vécu pour améliorer les processus d’intégration. Grâce à un retour rapide, le manager a les moyens d’agir pour augmenter la satisfaction et la rétention.
Et également disposer d’un outil pour les ressources humaines afin d’améliorer leurs services grâce aux retours et suggestions des personnes qui le vivent et le font vivre au quotidien.
- Le principe : deux fois par an, collaborateurs et RRH font leur retour sur la qualité perçue des services RH.
- À la clé : une vision complète de la performance, des points forts et des points à améliorer.
365Talents : Simplifiez la gestion de vos talents
Lorsqu’on a de grosses équipes à gérer, difficile de cartographier les compétences des collaborateurs. D’autant plus s’ils se trouvent dans des lieux différents. Le plan de formation annuel est souvent un casse-tête et représente un temps de travail énorme pour le manager, contraint de reprendre les entretiens annuels (souvent en format papier !), de les synthétiser dans Excel avant de les faire parvenir au service RH.
365Talents permet de capter et de valoriser les collaborateurs, quelle que soit la source de l’information et de la langue.
365Talents solutions dotées d’IA
L’intelligence artificielle est partout dans cette solution : moteur d’analyse sémantique, rapprochements de données, ponts entre les langues, moteur de matching et expérience utilisateur.
À partir de techniques de Natural Language Processing (NLP) et notamment de Word Embedding(7), il capte des compétences implicites, rapproche des compétences entre elles et estime des niveaux d’expertises.
Comment être sûr que cette solution d’IA n’a pas de biais ?
Cette approche technologique ne se base pas sur l’observation des informations et des trajectoires passées pour imaginer de manière statistique les possibles des collaborateurs. Cette solution n’est pas prédictive. Le moteur d’IA repère les atouts des collaborateurs (compétences, expérience, motivations, intérêts, interactions) et recherche des concordance avec des opportunités proposées par l’entreprise.
Les clés pour améliorer l'engagement et la vie des managers
Formaliser les politiques RH de façon claire et précise
En intégrant les managers, les politiques RH sont mieux comprises et les mises en place sont facilitées.
Communiquer et former les managers aux valeurs de l’entreprise
Comprendre la vision RH définie par la direction afin que la communication à l’ensemble des salariés soit efficace et devienne un gage de performance.
Rassurer les managers sur leur capacité à motiver les collaborateurs
Près d’un salarié sur trois considère que son manager est mauvais, mais une grande majorité avoue également qu’ils ne feraient pas mieux et ne voudraient pas être à sa place.
Valoriser leur rôle dans la gestion des carrières
C’est surtout au manager de prendre le pouls des équipes en écoutant les ambitions, les appétences et les motivations de chacun
Les impliquer dans la vie de l'entreprise
Parmi ses nombreuses casquettes, le manager porte aussi celle du social. C’est à lui de s’assurer du bien-être au travail et de l’épanouissement professionnel de ses équipes.
Organiser des sessions de formation aux processus RH
Appréhender leur rôle est essentiel afin de savoir quelle place ils peuvent prendre dans les processus de recrutement, de formation, de gestion des carrières, d’évaluation, etc.
Créer des binômes manager-RH
Pour un manager, avoir un contact direct avec un collaborateur RH est essentiel pour le suivi. Avec la séquence du Covid-19 et la montée en puissance du télétravail, les temps d’échanges sont plus rares. Créer des binômes avec des rendez-vous réguliers apparaît comme une excellente idée !
365Talents - AI AT YOUR SERVICE
Un cas du quotidien : la gestion des emails
L’accumulation des courriels peut vite devenir un cauchemar pour les managers. Ces dizaines de messages altèrent la concentration, peuvent être une source de stress et surtout perturbent le travail au quotidien.
Des outils d’analyse fournissent des informations sur le planning quotidien ainsi que sur les habitudes de messagerie. Toutes ces informations peuvent être utilisées pour examiner, organiser et définir des limites.
En moyenne, nous passons 2,6 heures par jour à lire et à répondre aux courriels (6). Ce qui représente 27 jours de travail par an !
Les cas d’usages types :
* Traitement du temps réel
- Lecture et contextualisation des emails + pièces jointes
- Catégorisation et routage des emails
- Déclenchement des alertes
- Aide à la réponse
* Traitement du stock
- Indexation des informations contenues dans les messages
- Alimentation de tableaux de bord de restitution avec comptage thématique, sujets récurrents, cartographie du sentiment client, axes d’analyse
Mise en place du projet de recherche chez Orange
De développements ont été faits dans le cadre d’un projet de recherche Orange au sein du domaine de recherche “Digital Enterprise”.
En tirant parti des progrès de l’IA (en particulier sur le machine learning), l’objectif est d’assister le manager et ses collaborateurs dans ses activités de traitement des messages entrants.
Ce système a fait l’objet d’une étude d’usage et d’une expérimentation en situation de travail réel dans un établissement bancaire.
L’objectif était d’explorer différentes questions
- Qu’apporte réellement ce système d’aide à l’activité de traitement des messages entrants au travail ?
- Allège-t-il cette activité ?
- Réduit-il les interruptions ?
- Comment les utilisateurs se l’approprient-ils ?
- Transforme-t-il leurs usages de la messagerie électronique ?
- Comment réagissent-ils face à un système apprenant, par exemple en matière de confiance ?
Orange a développé une extension qui permet de classer en 4 catégories les courriels entrants (Important et urgent, Important, urgent et secondaire).
Leurs conclusions ont pu apporter des éclairages intéressants sur l’apport d’une IA apprenante dans la gestion des courriels
Tout d’abord, le bénéfice varie en fonction du nombre de courriels reçus et/ou la confiance dans le système. Ensuite, la difficulté de compréhension des règles utilisées. Effectivement, pas facile de s’y retrouver entre « important » et « urgent » et « important », par exemple. D’autre part, cela nécessite, de la part du manager ou de ses collaborateurs, de s’approprier l’outil. Un dernier constat porte sur la naissance d’une tension entre la possibilité, pour l’utilisateur, de superviser l’apprentissage du système (en validant les catégories) et l’effort au départ que nécessite cette supervision. Deux catégories se sont révélées particulièrement intéressantes : les mails nécessitant une réponse et ceux qui n’en requièrent pas.
Si ces éclairages restent à confirmer dans une nouvelle phase de l’étude avec un échantillon plus large, il faudrait proposer aux utilisateurs une personnalisation « à la carte » de catégories adaptées à leurs propres besoins et pratiques de traitement.
Si l’IA apprenante semble aujourd’hui intéressante pour aider les utilisateurs à faire face à la « surcharge » de mails, son adoption à plus long terme par une plus grande variété d’utilisateurs passera nécessairement par la prise en compte, dès les premières phases de la conception, des incidences de son usage sur leurs activités.
Aujourd’hui, le manager dispose de beaucoup d’autres solutions d’IA sur le marché. Un focus a été fait sur deux outils, mais l’IA augmente également le manager sur des tâches très précises, comme pour la prise de rendez-vous (Citizencall), la curation de contenus (Scoopit), la traduction des documents (Google traduction), l’alignement et le renforcement managérial (Bleexo), la communication interne (Steeple), la gestion des ressources (SAP), les outils prédictifs (Mydatamodels). Et enfin, sur la planification et la gestion de projet (Planisware), et bien sûr le métavers (Microsoft mesh).
Consultant/Chef de projet IA
Pendant 25 ans, j’ai eu une vie professionnelle passionnante dans les médias, où j’ai occupé la fonction de directeur technique adjoint.
J’ai pu mener à bien des projets importants (Industriels, marketing digital, RH, management).
Aujourd’hui, je complète mes compétences en Intelligence artificielle en suivant le MBA Intelligence Artificielle (Institut Léonard de Vinci).
Je rédige ma thèse sur le thème : « L’IA peut-elle être un atout pour le manager ? ». Avec un objectif, vous montrer les intérêts de cette technologie pour les vrais humains que nous sommes, sans jargon et sans bullshit !
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